新員工培訓(xùn)課程不一定會(huì)講到“任務(wù)管理”，但是你每天或多或少都要為它動(dòng)動(dòng)腦筋。

拖著還沒(méi)睡醒的腦袋去上班，路上要想的或許不止是早上吃點(diǎn)什么、喝杯拿鐵還是卡布奇諾；昨天訂好的會(huì)議里自己要說(shuō)點(diǎn)什么；中午前給老板寫郵件匯報(bào)進(jìn)度；下午去見(jiàn)客戶，主要談哪個(gè)項(xiàng)目；給某個(gè)過(guò)生日的同事準(zhǔn)備禮物；晚上參加同學(xué)聚會(huì)別遲到……

面對(duì)不一樣的“To-Do List”，在列完清單之后按照重要和緊急程度對(duì)優(yōu)先級(jí)別進(jìn)行排列、計(jì)算執(zhí)行時(shí)間，保證任務(wù)完成并給自己留有余地。

這是每個(gè)人的必修課。

當(dāng)工作和生活這兩個(gè)抽象的詞被具體到一件件事情上來(lái)時(shí)，重要如做職業(yè)規(guī)劃，瑣碎如去干洗店都會(huì)出現(xiàn)在任務(wù)清單上，怎么完成這些任務(wù)直接關(guān)系到你對(duì)自己工作任務(wù)的把握和對(duì)生活的安排，甚至能直接反映出你的執(zhí)行力。

就如何進(jìn)行任務(wù)管理和對(duì)待自己的“To-Do List”，《第一財(cái)經(jīng)周刊（微博）》邀請(qǐng)了26位公司人參與了一個(gè)“如何進(jìn)行任務(wù)管理”的小規(guī)模調(diào)查。

這些職業(yè)分布在總裁秘書、工程師、網(wǎng)站編輯、審計(jì)師、大學(xué)教師的人當(dāng)中不乏典型的行動(dòng)派，也就是每天定時(shí)定點(diǎn)給自己的任務(wù)清單列好事項(xiàng)并規(guī)定完成時(shí)間（對(duì)拖延或無(wú)法完成的情況還有懲罰措施），可見(jiàn)他們就有雷厲風(fēng)行的特點(diǎn)。

而把所有事情都具體到一個(gè)個(gè)條目，也許一件事情里的每個(gè)步驟都要精確計(jì)算花費(fèi)的時(shí)間和成本，但可能還是會(huì)有“覺(jué)得不夠系統(tǒng)化”的煩惱。熱衷于做任務(wù)清單，每天都更新，但是上面總有幾條一直被標(biāo)記著“未完成”，拖延癥在很多人身上都有所體現(xiàn)。

另外還有人每天在腦子里把要做的事情想上十幾遍并自動(dòng)排序，完全不需要形式上的“To-Do List”……不同行業(yè)，不同的工作習(xí)慣，經(jīng)驗(yàn)值也各自不同，而且還有一些性格差別的因素。

制定任務(wù)清單最原始的方式現(xiàn)在仍然適用。大部分受訪者都還保留著隨身攜帶記事本，遇到事情記下來(lái)的習(xí)慣。

但是記事本也會(huì)帶來(lái)苦惱，首先是即便寫下來(lái)、不定期檢查也還是會(huì)忘記。如果你有好幾個(gè)做清單的記事本，很可能事情會(huì)一團(tuán)亂。還有每天用筆寫清單并排序，其本身就可以作為任務(wù)清單的第一條，因?yàn)樗�也消耗時(shí)間。

現(xiàn)在有不少軟件可以解決用記事本帶來(lái)的麻煩。Google Calendar這個(gè)根據(jù)每天的時(shí)間制定內(nèi)容的軟件是大多數(shù)人的選擇，特別是在團(tuán)隊(duì)合作需要彼此知會(huì)時(shí)間的情況下。手機(jī)上的時(shí)間管理軟件也不少，簡(jiǎn)單的有把記事本搬到手機(jī)上的Word或Excel表格，復(fù)雜的有根據(jù)時(shí)間管理原則設(shè)計(jì)的App，有一些軟件就完全契合了那些對(duì)任何事物都以“美貌至上”為原則的人的心理。

使用軟件來(lái)管理任務(wù)越來(lái)越普遍，但它究竟是幫助你更好地管理時(shí)間，還是讓你在任務(wù)管理方面精力分散？很少有人只用過(guò)一個(gè)軟件，相比制定任務(wù)清單，往往會(huì)把更多的精力放在查看在不同終端上的軟件里寫過(guò)什么，和紙質(zhì)的筆記本上有哪些重疊之處，再把它們組合在一起。

對(duì)于公司人來(lái)說(shuō)要考慮的問(wèn)題可能還有，是不是應(yīng)該把工作和生活的內(nèi)容分開；最好找一個(gè)能實(shí)現(xiàn)云存儲(chǔ)跨終端的軟件，否則在電腦上記下來(lái)的東西無(wú)法在手機(jī)上查看；總是被臨時(shí)增加的事情干擾怎么辦；忙起來(lái)即使在任務(wù)清單上寫兩行字都覺(jué)得煩啊……

當(dāng)然，每個(gè)人的情況不同，習(xí)慣也不一樣，這里要說(shuō)的只是一些基本準(zhǔn)則，至于如何操作，還是由你自己來(lái)把握。

A

你對(duì)任務(wù)清單的依賴有多大？

“To-Do List依賴癥”雖然是少數(shù)派，但大多數(shù)人身邊都會(huì)有一兩個(gè)list工具來(lái)幫助他們掌控自己的效率。在接受訪問(wèn)的26位公司人中，只有1位表示自己從來(lái)不用任務(wù)清單（對(duì)，他只用腦袋記）。其余的25人中，14位公司人每天甚至隨時(shí)都要更新一下自己的List，另外還有3個(gè)人會(huì)每周定期更新List.

助理審計(jì)師沈梓振會(huì)隨時(shí)更新他的任務(wù)清單，但不見(jiàn)得所有的事情都要列上去。比如他用來(lái)寫清單的隨身本上會(huì)寫下“給20個(gè)客戶打電話”這樣的條目，但不會(huì)詳細(xì)寫跟誰(shuí)、什么時(shí)候聯(lián)絡(luò)、什么事，這些細(xì)化的任務(wù)就交給客戶聯(lián)系單來(lái)具體處理了。在他看來(lái)，任務(wù)清單是自己工作的向?qū)А?/P>

公司人對(duì)任務(wù)清單的依賴程度往往取決于他們工作任務(wù)的復(fù)雜程度，但清單最終只是用來(lái)安排時(shí)間并起到提醒作用的。不抓緊時(shí)間投入到工作中，卻一直盯著單子看，上面的條目是不會(huì)自動(dòng)減少的。

B

你為不能系統(tǒng)化而煩惱？

至少有5位公司人表達(dá)了對(duì)自己的任務(wù)清單無(wú)法系統(tǒng)化的困擾。一部分是因?yàn)橛浨鍐蔚墓ぞ咛�多，把自己的時(shí)間割碎在了不同的載體上，一天內(nèi)要完成的任務(wù)都無(wú)法整理出一條完整的timeline.更多的，則是由于一個(gè)長(zhǎng)期的項(xiàng)目會(huì)分散在很多天的清單當(dāng)中，很少會(huì)提前對(duì)整個(gè)進(jìn)程進(jìn)行規(guī)劃，或者在事后進(jìn)行整理。

如果你對(duì)自己的任務(wù)清單有系統(tǒng)化的要求，就先改變對(duì)它的隨意態(tài)度吧。在網(wǎng)絡(luò)公司工作的林艷的任務(wù)清單就有這種效果。她用電腦和手機(jī)同步的Wunderlist記工作的項(xiàng)目進(jìn)度，用便利貼記短期的非常規(guī)任務(wù)。她給自己的任務(wù)清單定下了四條“軍規(guī)”：1、Wunderlist和便利貼上的任務(wù)絕不允許重復(fù)。2、Wunderlist上的任務(wù)根據(jù)所屬項(xiàng)目歸類，并根據(jù)輕重緩急加上deadline和星標(biāo)。3、Wunderlist中另設(shè)一個(gè)“idea”項(xiàng)，外出臨時(shí)想到的點(diǎn)子隨手記在里面，等回到辦公桌邊時(shí)就對(duì)它們進(jìn)行篩選，并歸類到相應(yīng)的項(xiàng)目中。4、便利貼每張只允許寫一條任務(wù)，層疊貼在顯示器右下角，最多不超過(guò)7張，否則就要檢查自己是否沒(méi)有搞清楚任務(wù)，或者應(yīng)該把其中某項(xiàng)整理到長(zhǎng)期項(xiàng)目中去。

C

它還是用來(lái)溝通的材料之一

邱夏在一家食品公司做工程項(xiàng)目管理，她的任務(wù)清單就分為團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目和自己的工作筆記。在項(xiàng)目組定期召開的項(xiàng)目會(huì)后，項(xiàng)目的進(jìn)度和自己的工作計(jì)劃都要進(jìn)行相應(yīng)的確認(rèn)和調(diào)整。因?yàn)閷懭蝿?wù)清單本身就是工作內(nèi)容之一，而且項(xiàng)目組有一套規(guī)范的Project List規(guī)范，List本身不僅是提高團(tuán)隊(duì)合作效率的方法，有時(shí)候還可以成為向老板尋求資源的依據(jù)：“老板，你看我要做那么多事情，僅憑手頭的資源哪做得完，給點(diǎn)支持��！”無(wú)論撒嬌、賣萌，都敵不過(guò)一張鐵證如山的任務(wù)清單。

任務(wù)清單不僅僅是個(gè)人的安排，只要你的工作不是單打獨(dú)斗，那么清單上的內(nèi)容總會(huì)與你的同事、老板，包括客戶產(chǎn)生聯(lián)系，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候拿出來(lái)，也可以成為溝通的材料之一。

D
制定任務(wù)清單要掌握的10件事

01控制列清單的時(shí)間

本次調(diào)查中，不少公司人都會(huì)在比如上班路上先花5至10分鐘想好當(dāng)天要做的事，到辦公室再記下來(lái)。超出10分鐘的情況也有，一般是在寫項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)。

02限定任務(wù)數(shù)量

許多時(shí)候清單里的事項(xiàng)對(duì)于公司人沒(méi)有強(qiáng)大動(dòng)力，所以會(huì)有“拖延癥”。數(shù)量過(guò)多可能會(huì)導(dǎo)致恐懼心理。

03把任務(wù)細(xì)化

有時(shí)對(duì)于任務(wù)的拖延是由于任務(wù)表述的模糊不清而造成的，因此需要細(xì)化到具體行動(dòng)，即action.

04去掉那些從未解決（也沒(méi)什么嚴(yán)重后果）的事項(xiàng)

根據(jù)帕累托法則，清單中20%的任務(wù)貢獻(xiàn)了80%的價(jià)值。一項(xiàng)任務(wù)如果長(zhǎng)期沒(méi)有得到重視，那么它很可能是沒(méi)有價(jià)值的。永遠(yuǎn)先做有價(jià)值的事。

05標(biāo)明每個(gè)任務(wù)所需的時(shí)間

對(duì)于有經(jīng)驗(yàn)的任務(wù)，規(guī)定所需的大概時(shí)間可以提高效率；對(duì)于沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的任務(wù)，可依據(jù)他人經(jīng)驗(yàn)作為時(shí)間參考值，這樣能防止在一個(gè)問(wèn)題上花費(fèi)過(guò)多時(shí)間。

06留出任務(wù)與任務(wù)之間的空當(dāng)

這與個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和統(tǒng)籌思維有關(guān)。留太多時(shí)間會(huì)不連貫，反之則可能因一件任務(wù)延遲而造成連鎖拖延。

07要不要分類？

清單里沒(méi)必要區(qū)分長(zhǎng)期和短期任務(wù)，清單就是每日備忘錄，是實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期或短期目標(biāo)的具體實(shí)施步驟。不過(guò)在規(guī)劃長(zhǎng)期及短期目標(biāo)的時(shí)候可以分成幾大類，但不宜過(guò)多。通常公司人都有意識(shí)先完成緊急、重要的任務(wù)。

08遵循MECE原則

意思是“相互獨(dú)立，完全窮盡”。在把一個(gè)工作項(xiàng)目分解為若干個(gè)更細(xì)的工作任務(wù)時(shí)，要遵循完整性和獨(dú)立性的原則，即分解過(guò)程中不要漏掉某項(xiàng)，而每項(xiàng)工作之間要獨(dú)立，不要有交叉重疊。

09列清單所使用的工具不宜過(guò)多

使用你覺(jué)得舒服的方式，最好能隨時(shí)查看。同時(shí)最好只專注于一種記錄方式，因?yàn)橛袝r(shí)會(huì)忘記同步。在使用任務(wù)清單的25位受訪公司人里有7位使用單一的記錄工具。其他人則除了電子工具外多數(shù)還會(huì)用到本子。

10定期調(diào)整

對(duì)于完成的任務(wù)不是單純將其在當(dāng)天的清單上劃掉，而是進(jìn)行詳細(xì)記錄，然后每周末或月末時(shí)進(jìn)行歸納總結(jié)，這有助于公司人調(diào)整短期或階段目標(biāo)。同時(shí)，完成目標(biāo)的成就感也是進(jìn)行下一階段任務(wù)的強(qiáng)大動(dòng)力。

韋瑋

凱捷咨詢跨國(guó)企業(yè)業(yè)務(wù)高級(jí)經(jīng)理

C=CBNweekly

W=韋瑋

C：制作任務(wù)清單的關(guān)鍵是什么？

W：關(guān)鍵是簡(jiǎn)潔并且有重點(diǎn)。所謂的重點(diǎn)即是分清清單中任務(wù)的主次。

    To-Do List是時(shí)間管理的一種工具，它會(huì)記錄以及提醒你當(dāng)日需要解決的事項(xiàng)。制作這種任務(wù)清單的目標(biāo)并不是把所有的任務(wù)都做完，而是讓人更有效地利用時(shí)間。清單中的任務(wù)可以是為了實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期的目標(biāo)所做的具體行動(dòng)，也可以是應(yīng)對(duì)突發(fā)事件所采取的必要措施。

C：制定任務(wù)清單時(shí)首先要做什么？

W：確定長(zhǎng)期階段目標(biāo)。可以是在某一個(gè)領(lǐng)域、時(shí)間跨度為半年至一年的長(zhǎng)期階段目標(biāo)。然后就是分解階段目標(biāo)。設(shè)定目標(biāo)是一個(gè)很重要的事。通�！叭蝿�(wù)拖延癥”是由3個(gè)原因造成的：目標(biāo)不清晰；沒(méi)有考核；沒(méi)有考核者，即監(jiān)督你完成清單上任務(wù)的人。比如把“自我提升”的目標(biāo)分解為一年內(nèi)通過(guò)日語(yǔ)N3等級(jí)考試，再細(xì)化到每天背150個(gè)單詞。

C：在書寫清單這步需要注意什么？

W：除了前文中提到過(guò)的幾點(diǎn)外，還有每天設(shè)置1至3件最重要的任務(wù)確保必須完成，以及使用強(qiáng)有力的動(dòng)詞來(lái)表達(dá)任務(wù)。比如“給某某寫郵件”比“聯(lián)系某某”更加具有可行性。因?yàn)榍鍐紊系娜蝿?wù)需要有強(qiáng)大的動(dòng)力去push你做這件事情。

C：公司人的任務(wù)清單上很大一部分是關(guān)于工作的計(jì)劃，這方面要注意什么？

W：工作計(jì)劃包括需要解決的問(wèn)題、對(duì)問(wèn)題的假設(shè)、證明/推翻假設(shè)的關(guān)鍵分析、數(shù)據(jù)原始資料、責(zé)任/時(shí)間進(jìn)度。當(dāng)然這不是都要列在清單上，這是比清單更詳細(xì)的計(jì)劃。不過(guò)在制定任務(wù)清單時(shí)也需要預(yù)計(jì)一下可能會(huì)遇到的問(wèn)題。這就和前文提到的“留出合適的空當(dāng)”相關(guān)聯(lián)了—這是在預(yù)計(jì)可能會(huì)發(fā)生問(wèn)題的情況下，讓你的工作流程繼續(xù)有效運(yùn)轉(zhuǎn)的一種方法。

C：在制定清單時(shí)多數(shù)公司人都會(huì)考慮哪些事應(yīng)該先做的問(wèn)題，通�？梢匀绾蝸�(lái)判斷？

W：一般來(lái)說(shuō)，高優(yōu)先級(jí)事項(xiàng)是指需要時(shí)間安排的事項(xiàng)，以及對(duì)主要信息會(huì)產(chǎn)生巨大影響的事項(xiàng)。比如安排問(wèn)卷調(diào)查、核心客戶訪談等。低優(yōu)先級(jí)事項(xiàng)是指已經(jīng)收集過(guò)信息的事項(xiàng)（只需要分析性工作），以及優(yōu)先級(jí)較低的事項(xiàng)，或（在最差情況下）口頭就可以做的事。

C：在任務(wù)清單上把工作和生活分開是一種必要的習(xí)慣么？

W：這看個(gè)人習(xí)慣。就我個(gè)人而言，我習(xí)慣把工作和生活上的事放在一起。我會(huì)先確定自己能夠支配的時(shí)間，比如有12小時(shí)，然后把所有事情列出來(lái)，然后在12小時(shí)的范圍內(nèi)平衡一下工作和生活各自占有的比重�？赡苡袝r(shí)候生活會(huì)大于工作。其實(shí)生活和工作很難完全分開，所以個(gè)人建議是放在一起。